|
Рано или поздно, многие руководители задумываются о том, как организовать систему управления проектами в своей компании. При этом создание проектного офиса является одной из важнейших задач.
Необходимость проектных офисов в компании возникает, когда традиционные механизмы управления и функциональные структуры не обеспечивают эффективную реализацию проектов. Исчезает прозрачность. Информация о разных частях одного проекта (ПИР, МТО, СМР и пр.) находится в головах не у одного Руководителя проекта, а у соответствующих функциональных руководителей, и изымать ее оттуда становится все труднее.
Независимо от того, внедряете ли Вы в настоящее время у себя в компании систему управления проектами, или только собираетесь познакомиться с проектным подходом к управлению, — у Вас, наверное, возникают вопросы: кто и как будет управлять всем этим проектным «зоопарком»?
Нужны люди, процедуры и механизмы, специальные методы и инструменты.
При создании нового элемента организационной структуры под названием «проектный офис» рачительный руководитель предприятия задается вопросом:
- что предприятие получит с точки зрения выгод для бизнеса?
- а насколько это оправданно?
Прежде чем принимать столь ответственное решение мы предлагаем всего за 6 часов
Получить представление о полноценно-работающей системе управления проектами центром которой является Проектный офис*. Почувствовать себя полноценным участником проекта в составе проектного офиса, попробовать в действии современную систему управления проектами при этом не чувствовать страха при принятии ответственных управленческих решений.
Для кого предназначена игра: для собственников и руководителей организаций, менеджеров проектов и участников проектных команд, руководителей функциональных подразделений.
Цель игры: научить участников выстраивать и оптимизировать работу проектного офиса компании.
Участники игры получат навыки:
- определения участников проектных офисов, их роли, ответственности и полномочий;
- работы с календарно-сетевым графиком и информационной системой на базе ПО Primavera, как основным инструментом планирования и прогнозирования хода проекта;
- взаимодействия внутри проектного офиса и с внешними к команде участниками проектов;
- принятия управленческих решений, причем в игре участники имеют возможность сразу проанализировать их последствия и имеют право на ошибку.
Краткое описание:
Игра проходит в специально оборудованном учебном классе.
Играют 3 команды, каждый за своим столом. У каждой команды есть доступ к ИСУП на базе Oracle Primavera, являющейся инструментом анализа принятых решений.
В команде не более 5 участников и 1 консультант, который помогает заносить в ИСУП принимаемые командой решения.
Т.е. от каждого участника требуется «голова», «руками» является консультант, который поможет разобраться в ситуации, даст комментарии по поводу происходящего в игре, пояснит задания и пр.
Содержание
В деловой игре «Проектные офисы — основы драйва проекта!» у Вас появляется возможность примерить на себя роли сотрудников Проектного офиса и оценить вклад каждой роли в общее дело: реализацию вверенного Проектному офису проекта в заданные сроки и с заданным бюджетом.
В процессе игры моделируются ситуации, возникающие при управлении реальными проектами: на проекты действует внешняя среда и внутренние факторы, которые заставляют проект отклоняться от первоначального курса. Проектным офисам придется реагировать на текущую ситуацию и принимать необходимые решения — т.е. управлять проектом.
Ключевые управленческие инструменты, навыки работы с которыми получают участники Деловой игры:
- График проекта и его сокращенная версия в виде еженедельного отчета с основными контрольными точками. В игре будет продемонстрировано, как график проекта из формальной бумаги становится живым инструментом управления и реальным помощником Проектному офису в контроле над ситуацией по проекту;
- Портал — виртуальное пространство проекта. Хотя график — это основной инструмент управления проектом, но он содержит только 20% от общей информации по проекту. 80% дел и взаимодействий остаются не охваченными (договорные документы и их согласование, отчеты по проекту, протоколирование принятых на совещаниях решений и контроль их исполнения и пр.). Именно для этого в игре участники будут использовать Портал — информационное пространство, которое объединит все данные и взаимодействия по проекту и будет обеспечивать бесперебойный доступ к актуальной информации в едином интерфейсе сотрудникам всех уровней в соответствии с правами доступа;
- Программа управления рисками. Предотвратить всегда легче, чем исправлять — поэтому в задачи Проектных офисов в игре будет поставлена идентификация рисков, оценка влияния рисков на проект, планирование сценариев реагирования на риски, включение плана управления рисками и его выполнение на протяжении проекта. Все процедуры управления рисками будут автоматизированы с помощью специализированного программного обеспечения.
*Проектный офис или Команда проекта — это центральный организационный элемент реализации проекта. Это экипаж, который управляет, «рулит» кораблем — проектом — и заставляет его переместиться из начальной точки — фазы Инициации проекта — к конечной точке — фазе Завершения проекта. Руководитель проектного офиса — капитан корабля, Планировщик проекта — штурман, есть и другие участники (Риск-менеджер, Стоимостной инженер, Администратор проекта и пр.), имеющие выделенные зоны ответственности и отвечающие за определенный результат. От слаженной и бесперебойной работы Проектного офиса зависит не просто завершение проекта, но и успешное достижение его результатов.
Что характеризует эффективный проектный офис?
- Распределение и понимание ответственности — каждый в команде должен знать свою зону ответственности, понимать результат, за достижение которого он отвечает;
- Знание предметной области проекта — команда должна понимать терминологию, технологию, среду и условия реализации проекта для возможности качественно управлять его ходом;
- Умение принимать решения и понимать последствия принятых решений — команда должна так направлять управленческие воздействия, чтобы они продвигали проект к успешному достижению целей, а не обнулять сделанную работу;
- Наличие опыта реализации проектов — наличие опыта для ключевых участников проекта является почти обязательным, т.к. в противном случае могут совершаться ошибки или увеличиваться сроки принятия решений и реализации проекта в целом.
|
